Excel là một công cụ không thể thiếu đối với công việc văn phòng. Thành thạo Excel giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nhưng làm thế nào để nắm được cách học Excel nhanh nhất, tốt nhất? Mời các bạn xem ngay bài viết nhé!
1. Rèn luyện tính kiên trì
Kiên trì là một trong những phương pháp học Excel nhanh nhất. Việc đầu tiên để học tốt Excel bạn luôn phải rèn luyện tính kiên trì khi giải quyết bài toán. Excel không đơn giản chỉ là vận dụng cho một hàm mà nó còn kết hợp rất nhiều hàm thì mới ra được một hàm và cho ra một kết quả chính xác nhất. Nếu bạn làm bài mà chưa ra mình khuyên bạn phải kiên nhẫn, đừng hỏi ai mà hãy tự tìm và khắc phục trước đã.
2. Ghi nhớ những hàm có liên quan đến công việc và học cách sử dụng chúng
Hàm trong Excel làm một trong vấn đề rất quan trọng. Mình đưa ra giả thiết nếu trong công việc bạn mới nhận vào làm và được giao một nhiệm vụ nào đó họ cho bạn dùng các dụng cụ hay phần mềm hỗ trợ và giao cho bạn hoàn thành công việc sớm nhất. Bạn mới vào thì mình tin chắc bạn cũng chưa giải quyết được vấn đề đó sớm nhất. Excel cũng vậy việc đầu tiên mình khuyên là các bạn hãy cố tìm tìm hiểu và hiểu sâu hiểu đúng các hàm trong Excel.
Hàm trong Excel là hàm được lập trình sẵn dùng để tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ tiết kiệm thời gian, và mang lại độ chính xác cao.
* Các hàm toán học trong Excel
Hàm ABS: lấy giá trị tuyệt đối của một số nào đó
Cú pháp: ABS(number) number: số các bạn muốn lấy trị tuyệt đối.
VD: ABS(3)=3
Hàm EXP: tính lũy thừa của cơ số e=2.718281828459
Cú pháp: EXP(number) number: số mũ của cơ số e.
VD: EXP(1)=2.71828183
Hàm INT: làm tròn một số xuống số nguyên gần nhất
Cú pháp: INT(number)
VD: INT(8,9)=8
==> sẽ có ngày các bạn thấy hàm INT này tuyệt với đến mức nào!
Hàm ROUND: làm tròn một số nào đó trong Excel
Cú pháp: ROUND(number, num_digits) number: số bán muốn làm tròn. num_digits: số kí số mà ta muốn làm tròn
VD:ROUND(2.15,1)=2.2 ROUND(21.5,-1)=20
Hàm SUM: tính tổng các số trong dãy số. Cú pháp: SUM(number1,number2,…)
VD: SUM(3,2)=5
* Các hàm ngày tháng:
Hàm DATE: trả về giá trị ngày tháng đầy đủ.
Cú pháp: DATE(year,month,day)
VD: DATE(2014,2,14) trả về ngày 14 tháng 1 năm 2014.
Hàm DAY: trả về giá trị ngày Cú pháp: DAY(serial_number)
VD: DAY(A2) A2 là ô chứa ngày thứ 14 trả về là 14. Tượng tự thì hàm MONTH và hàm YEAR cũng vậy.
Hàm TODAY: trả về ngày hiện tại trong hệ thống
Cú pháp: TODAY() VD Nay ngày 14 tháng 2 năm 2014. TODAY()=14/02/2014.
* Các hàm Logic: Hàm AND, hàm OR, hàm IF,…
* Nhóm hàm thống kê: MIN, MAX, AVERAGE, COUNT, SUM, SUMIF,…
Tổng hợp những cách học Excel nhanh nhất
Trên đó là những các hàm cơ bản nhất hay dùng nhất trong excel. Do đó bạn phải ghi nhớ và thuộc lòng như “Bảng cửu chương”.
Phương pháp học Excel nhanh nhất: trước tiên học cú pháp của hàm, sau đến chức năng của hàm, và sử dụng trong những trường hợp nào, thì bạn mới có thể giải quyết được các bài toán một cách cụ thể.
3. Tận dụng kho mẫu do Microsoft cung cấp
Nếu bạn đang làm việc trong những công ty nước ngoài, ngôn ngữ viết chủ yếu là tiếng Anh thì đừng quên tham khảo kho mẫu do Microsoft cung cấp: http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=excel&av=zxl. Nó đặc biệt có lợi khi bỗng một ngày đẹp trời nào đó, sếp giao cho bạn làm một loại tài liệu lạ hoắc. Tham khảo những mẫu có sẵn của Microsoft cũng là một ý tưởng hay cho phương pháp học Excel nhanh nhất.
4. Khám phá những chức năng tưởng mới mà không mới trong Excel
Đó là những chức năng nhỏ trong Excel mà có thể bạn chẳng bao giờ để ý, có thể vì ở trường, khi học tin học văn phòng, bạn hiếm khi được dạy hoặc vì bạn nghĩ nó không phục vụ cho công việc. Nhưng khi nắm rõ nó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức nhiều hơn. Kể tên thử vài thứ nhé:
– Text to columns (trong tab Data): Phân tách chữ trong một cột thành nhiều cột khác nhau. Chẳng hạn: dùng để tách số điện thoại từ một chuỗi như “8999999 – 8999999 – ….”
– Remove Duplicates (trong tab Data): Việc xóa bớt đi dữ liệu trùng trở nên vô cùng đơn giản.
– Error Checking (trong tab Formula): Kiểm tra xem tại sao bạn lại sai khi dùng công thức nào đấy.
– Show Formula (trong tab Formula): Bạn có thể kiểm tra được công thức tại một ô nào đấy, và công thức đó có liên quan tới những ô nào khác.
– Hidden (trong tab Protection khi Format cell): Ẩn đi công thức của một ô, công thức đôi khi cũng là một bí mật nhỉ.
5. Hãy để ý tới những thứ có gắn chữ “Special” (Đặc biệt)
Ctrl – C là Copy, Ctrl – V là Paste và chúng ta chỉ cần Copy và Paste. Mọi người đều nghĩ như bạn, và điều đó là một sai sót. Trong Excel có những khái niệm là “Normal” và “Special”. Paste và Paste Special khác nhau rất nhiều. Go to và Go to Special cũng thế.
Những cách học Excel nhanh nhất
Những thứ có gắn chữ Special cho bạn nhiều lựa chọn hơn, giúp bạn làm công việc một cách tốt hơn. Chẳng hạn với Paste Special, bạn có thể chọn chỉ lấy comment hay giá trị hoặc chỉ công thức của ô bạn sao chép. Đây cũng là phương pháp học Excel nhanh nhất bạn nên trang bị.
6. Làm nhiều bài toán về Excel
Làm bài tập Excel cũng là phương pháp học Excel nhanh nhất quan trọng nó giúp bạn nhớ lại các công thức đã học giúp bạn thích nghi nhiều dạng bài toán trong Excel. Chỉ có làm bài tập bạn mới được vào thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể làm được. Vì thế mỗi ngày mình khuyên bạn nên làm 5 bài Excel.
Lựa chọn bài tập thế nào? Đầu tiên bạn tìm cho mình những bạn dễ nhất chỉ là để vận dụng và học thuộc hàm mà thôi. Sau đó đã làm chắc bạn làm các bài tập khó kết hợp mới nhiều hàm khác.
7. Biết phân tích bài toán
Một vấn đề chung mà các bạn đã qua học Excel hay mắc và gặp phải:
– Một là: Bạn học thuộc hàm rất chi tiết nhưng không biết vận dụng vào bài toán.
– Hai là: Hiểu bài toán nhưng không thuộc hàm.
Vậy tại sao mình đưa phương pháp học thuộc hàm trong Excel là yếu tố quan trọng hàng đầu mỗi khi học Excel. Để phân tích bài toán tốt bạn nên đọc kỹ và chú ý đến các từ chốt trong bài toán.
Từ chốt trong bài toán là gì? Nó là những từ đưa ra con đường cho bạn giải quyết bài toán nhanh. Như trong bài có từ và, hoặc, tham chiếu, nếu thì… tương ứng là AND, OR, Vlookup, Hlookup, If….
8. Biết bắt lỗi khi sai
Lỗi là một vấn đề rất quan trọng bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản khi sử dụng Excel. Nếu bạn gặp phải lỗi mà bạn không hiểu đó là lỗi gì thì bạn sẽ không bao giờ khắc phục được mình ví dụ như các lỗi sau: #NA, ###, #NUM!…… Vậy cuối cùng để học Excel tốt bạn hãy học thuộc các lỗi Excel nhé để khắc phục được nhanh nhất.
Phương pháp học Excel nhanh nhất về cơ bản chỉ có vậy thôi. Nếu bạn nào học đúng và hiểu đúng những phương pháp học Excel nhanh nhất nêu trên mình tin rằng bạn có thể giải quyết nhanh tất cả các bài toán liên quan đến Excel.
Chúc các bạn thực hiện thành công.
Mã Giảm Giá.vn sưu tầm và biên tập
