Bạn nhập vào chữ a và bấm nút Find Next thì Excel sẽ tìm đến ô đầu tiên chứa chữ a nếu tìm thấy.

Nếu bạn bấm vào nút Find All thì nó sẽ liệt kê tất cả kết quả tìm được bên dưới hộp thoại Find and Replace. Sau đó bạn dùng nút Find Next để rà soát lại tất cả các kết quả trả về để chọn lấy giá trị cần tìm, hoặc bạn có thể click chuột vào 1 trong các kết quả tìm kiếm để xem.

I. Các kiểu giới hạn tìm kiếm hàm find and replace trong Excel

1. Tìm kiếm theo định dạng text, hoặc định dạng ô (cell)

Excel có khả năng phân biệt các ký tự, từ hoặc cả cụm từ trong cell dựa theo định dạng màu sắc của chữ, màu sắc của ô, các kiểu in đậm, in nghiêng hay gạch chân của chúng trong cell đó.

Để giới hạn kết quả tìm kiếm theo định dạng thì khi gọi hộp thoại hàm find and replace trong excel, chúng ta click vào nút để gọi các tiêu chí giới hạn tìm kiếm xuất hiện.

Nếu bạn tìm kiếm theo kiểu định dạng màu ô, hoặc màu chữ thì không cần phải nhập từ khóa vào hộp thoại Find What mà thay vào đó, chúng ta click chuột vào nút để thiết lập các định dạng tìm kiếm, kiểu thiết lập này cũng giống như lúc bạn định dạng ô trong bản báo cáo. Khi thiết lập xong thì nút sẽ chuyển thành nút lúc này chúng ta chỉ cần click vào nút Find All hoặc Find Next là có thể tìm kiếm những ô có cùng định dạng với thiết lập trên.

Tuy nhiên, khi bạn muốn giới hạn nhỏ hơn nữa khi có nhiều hơn 1 ô có cùng định dạng nhưng chứa text khác nhau thì ta nhập text cần tìm vào ô Find What để tìm. Lúc này Excel sẽ loại bỏ các ô có cùng định dạng nhưng không chứa text giống như text trong hộp Find What.

2. Giới hạn theo khu vực tìm kiếm

Như hình trên sau khi mở rộng Option tìm kiếm thì ta thấy có các tiêu chí giới hạn sau:

Option: Within: Có 2 tùy chọn là Sheet và Workbook. Khi bạn chọn Sheet thì Excel chỉ tìm kiếm trong khu vực của Sheet hiện hành, ngược lại nó sẽ tìm kiếm trên toàn file nếu bạn chọn Workbook.
Option: Search: nhằm giới hạn tìm kiếm theo hàng (By Row) hoặc theo cột (Column).

Tùy chọn này chúng ta chỉ định ngoài trang tính (sheet) và không cần thiết lập trong hộp thoại này bằng cách click chuột chọn 1 hoặc 1 số dòng để giới hạn tìm kiếm theo dòng (By Row) hoặc chọn 1 hoặc 1 số cột để giới hạn theo cột (by Column).

Option: Lookin: Chỉ định tìm kiếm Text chứa trong công thức (Formulas), chứa trong comments hay là giá trị của ô (giá trị có thể là dạng text, số, hoặc kết quả trả về của 1 hàm).

Ngoài ra ta có thêm 2 tùy chọn nhỏ nữa là:

Match case: cho phép tìm kiếm ký tự chính xác theo kiểu định dạng viết hoa hay viết thường.
Match entire cell contents: tìm kiếm chính xác tất cả nội dung trong cell.

II. Chức năng Replace

Để thực hiện chức năng Replace ta chỉ cần bấm vào nút để gọi thêm box để thiết lập giá trị cần thay thế cho kết quả tìm được ở chức năng Find trong excel như hình bên dưới.

Sau khi thiết lập chức năng Find, ta có thể thực hiện tìm kiếm (Find hoặc Find All) trước rồi bấm nút Replace để tiến hành thay thế. Hoặc chúng ta có thể bấm nút Replace hoặc Replace All luôn.
Chức năng Replace trong excel là dùng để thay thế text trực tiếp trong ô, còn  Hàm Substitute hoặc Hàm Replace mà chúng ta đã học trước đây cũng dùng để thay thế nhưng trả về kết quả ở ô khác (ô chứa công thức được thiết lập).